KATA PENGANTAR
Dalam Undang-Undang Dasar
Negara Republik Indonesia dikatakan bahwa ”Negara menjamin hak setiap warga
negara untuk mendapatkan pengajaran”, penduduk indonesia kian hari kian
meningkat, sarana atau fasilitas pendidikan harus di tambah, dan lapangan kerja
juga harus dibuka. Berdasarkan hal tersebut di ataas maka penulis berrencana
untuk mendirikan fasilitas pendidikan yaitu gedung sekolah yang akan digunakan
sebagai sarana atau fasilitas belajar anak-anak setingkat menengah. Namun
segala sesuatu yang berhubungan dengan manajemen harus direncanakan dengan
matang agar proses pembangunan dan pendiriannya berjalan dengan lancar.
Makalah ini dimaksudkan
sebagai bahan presentase pembangunan fasilitas sekolah sebagai salah satu jasa
pendidikan yang penulis rencanakan untuk dibangun. Dalam rencana ini, penulis
berusaha untuk membangun SMP Swasta yang mudah-mudahan dapat terrealisasi
dengan baik.
Penulis menyadari bahwa
pembahasan makalah ini masih kurang dari kesempurnaan namun karena kurangnya
pemahaman dari penulis, maka seperti inilah makalah yang dapat penulis ciptakan.
Kritik dan saran yang sifatnya membangun sangat penulis harapkan dalam rangka
perbaikan penulisan makalah berikutnya dan kelancaran proyek pembangunan
fasilitas sekolah yang direncanakan.
Akhirnya terimakasih atas
perhatian semua pihak dan mohon maaf atas segala kekurangan, semoga makalah
yang sangat sederhana ini mampu turut serta menambah wawasan keilmuan kita
semua, Amin.
Samarinda, 24 Mei 2008
penulis
Lesi Suryani
BAB I
PENDAHULUAN
Ada tiga hal yang membuat
sebuah bangsa menjadi besar dan makmur, yakni tanah yang subur, kerja keras,
dan sumber daya manusia yang baik. Tanah yang subur mampu menjadikan bangsa
tidak bergantung kepada Luar Negeri dari segi pangan, kerja keras masyarakat
membuat kita tidak bergantung dari orang lain. Namun untuk mewujudkan semua itu
perlu adanya manusia-manusia yang berkompeten di bidang-bidang yang dibutuhkan,
akan menjadi sesuatu hal yang sulit dicapai jika kita memiliki cita-cita namun
kita tidak mengetahui cara atau tekhnik untuk mencapai cita-cita tersebut.
Waktu terus berjalan dan
manusia terus bertambah, walaupun pemerintah telah menerapkan sistem Keluarga
Berencana (KB) untuk menekan pertumbuhan penduduk, akan tetapi pertumbuhan akan
terus berjalan, karena pada realitanya, pertumbuhan penduduk semakin meningkat
terbukti dengan lebih banyaknya angka kelahiran dibanding angka kematian
pertahun. Agar dunia dan bangsa ini dihuni oleh orang atau manusia-manusia
dengan sumber daya yang baik dan intelektual, maka kita sebagai manusia yang sadar
akan problema dan prospek ini harus segera berbenah dan cepat tanggap dalam
memanfaatkan peluang usaha yang ada.
Seiring bertambahnya manusia
maka sarana dan fasilitas pendidikan juga akan semakin dibutuhkan, rasionalisasinya
adalah, apabila manusia bertambah otomatis gedung sekolah harus diperbanyak
untuk menampung masyarakat yang akan meningkatkan sumber dayanya dan semakin
lama, dunia ini akan semakin modern maka masyarakat juga akan semakin modern
yang kemudian manusia akan semakin berlomba-lomba untuk meningkatkan sumber
daya manusianya.
Lembaga pendidikan saat inipun
sudah semakin banyak namun gedung sekolah yang disiapkan juga semakin penuh
sesak oleh bertambahnya masyarakat yang ingin sekolah. Akan tetapi banyak dari
sekolah-sekolah swasta yang bahkan mengalami kebangkrutan karena tidak mampu bersaing
dengan sekolah-sekolah lain yang semakin berlomba meningkatkan kwalitasnya agar
terus eksist dalam menciptakan manusia-manusia intelektual.
BAB II
PEMBAHASAN
1.
PERENCANAAN (PLANNING)
Seperti
diketahui bahwa fungsi manajemen oleh para ahli manajemen dibagi atas beberapa
jenis. Ada membaginya empat jenis, lima jenis, bahkan ada yang sampai tujua
jenis. Tapi dalam pembahasan ini saya hanya mengambil empat jenis sesuai
persepsi George R. Terry, Beliau mengatakan dalam Principle Of Mangement
membagi fungsi manajemen di dalam Perencanaan (Planning), pengorganisasian
(Organizing), pengerakkan (Actuating) dan pengawasan / Evaluasi (Controlling).
Perencanaan
adalah kegiatan pertama yang harus dilakukan dalam administrasi. Rencana
merupakan serangkaian keputusan sebagai pedoman pelaksanan kegiatan di masa
yang akan datang. Rencana yang baik hendaknya diarahkan kepada tujuan. Rencana
secara jelas mengemukakan:
1. Apa yang akan dicapai
2. Mengapa hal itu perlu dikakukan
3. Bagaimana akan dilaksanakan
4. Kapan akan dilaksanakan
5. Siapa yang akan melaksanakan
6. Mengadakan penilaian
7. Kemungkinan-kemungkinan apa yang dapat
mempengaruhi pelaksanan dan kegiatan mengadakan penyesuaian dan perubahan rencana.
Dalam
membuat rumusan rencana, kita selalu dihadapkan dengan menganalisasituasi yang
berkaitan dengan sesuatu yang akan dibuat, maka rencana sering disebut dengan
strategi yang dalam aktualisasinya, lingkungan sering berubah atau berbeda
dengan rencana yang telah dirumuskan tersebut, penerapan strategi atau rencana
ini sering disebut taktik atau tekhnik karena konsep strategi atau rencana
disesuaikan dengan lingkungan tempat strategi itu diterapkan.
Dalam
pembuatan sekolah, dalam hal ini sekolah swasta yang pertama dilakukan adalah
pembuatan Yayasan yang akan menaungi sekolah tersebut agar nanti staff sekolah
tidak perlu lagi terjebak dengan administrasi yang sifatnya manajemen
keorgainasian secara luas. Setelah pembuatan yayasan kemudian dibentuklah
panitia pembangunan yang akan melaksakan pembangunan sekolah mulai dari lokasi
atau tempat sekolah tersebut didirikan, gedung, sampai pendanaan awal sekolah
tersebut. Dalam melakukan pekerjaannya, panitia terdiri dari sebagian pihak
yayasan agar koordinasi dengan yayasan tetap terbangun.
A.
Pendirian Yayasan Yang Menaungi
Seperti
yang telah dijelaskan di atas bahwa dalam membangun sekolah swasta hal pertama
adalah mendirikan yayasan yang akan bekerja melakukan segala aktifitas
perealisasian sekolah yang direncanakan untuk dibangun. Pendirian Yayasan ini
tidak serta merta memuat pembangunan sekolah sebagai tujuan utamanya, akan
lebih mudah jika dalam tujuan pendirian Yayasan dibuat bahwa berkiprah dalam
dunia pendidikan secara umum dan mencerdaskan kehidupan bangsa agar gerakan
Yayasan bisa merambah kedunia pendidikan yang lebih luas. Salah satu contoh
tujuan yayasan yang kemudian disepakati dalam proyek ini (anggaplah begitu)
adalah: Mewujudkan masyarakat yang berilmu, berkeadilan, beradab dan berwawasan
luas dalam kerangka kelembagaan kemasyarakatan yang mantap.
Maksud dari
Tujuan pendirian Yayasan tersebut dapat dijabarkan sebagai berikut:
1. Mengembangkan sumber daya manusia yang
berkualitas dan tahan uji
2. Mengembangkan sistem kelembagaan
masyarakat yang kuat dan demokratis
3. Membangun kesadaran dan partisipasi masyarakat
dalam kehidupan sosial, politik, ekonomi, budaya dan spiritual
4. Membangun lembaga pendidikan sebagai
sarana penciptaan masyarakat yang intelektual dan berwawasan luas
5. Membangun jaringan komunikasi dan
informasi untuk menndukung penyelenggaraan kelembagaan masyarakat dan
peningkatan kualitas sumber daya manusia
Untuk
mencapai tujuan tersebut maka Yayasan harus melakukan usaha-usaha yang kemudian
didesain dalam bentuk kegiatan, antara lain:
1. Melaksanakan pendidikan dan pelatihan yang
berkaitan dengan pengembangan kelembagaan dan sumber daya manusia
2. Mengadakan penelitian dan pengkajian yang
berhubungan dengan potensi dan pengembangan kelembagaan dan sumber daya manusia
3. Memberikan layanan konseling dan turut
serta melakukan upaya pemecahan terhadap masalah-masalah sosial yang berkaitan
dengan masyarakat
4. Mendirikan sekolah-sekolah permanen
sebagai sarana pendidikan masyarakat untuk memeprsiapkan diri dalam menghadapi
tantang masa depan.
5. Menyebarluaskan informasi dan kampanye
yang bertujuan uintuk meningkatkan kualitas sumber daya manusia
Semua
usaha-usaha yang tersebut di atas dimaksudkan dalam arti yang seluas-luasnya
dan dapat diaktualisasikan ke dalam event-event kegiatan dan proyek jangka
pendek, menengah atau jangka panjang.
Sesuai
hasil penjabaran tujuan pendirian yayasan di atas maka pembangunan fasilitas
sekolah termasuk kedalam salah satu usaha dari sekian banyak usaha yang dapat
dilakukan untuk mencapai tujuan yang telah direncanakan. Seperti yang telah
dijelaskan di awal makalah bahwa usaha-usaha yayasan sengaja dibuat umum agar
kegiatan yayasan bisa lebih luas, tidak hanya terbatas pembangunan fasilitas
sekolah saja, mungkin bisa dengan membuka lembaga pelatihan atau mengadakan
pelatihan-pelatihan atau seminar, membangun koperasi, ormas, perpustakaan,
gedung ibadah, rumah sakit, dan lain sebagainya yang berhubungan dengan sosial
kemasyarakatn.
Tahapan-tahapan
pendirian yayasan berawal dari pertemuan tiga orang atau lebih yang memiliki
tujuan sama dan berkomitmen untuk bekerja dan siap berkorban waktu, materi,
perasaan dan sebaginya untuk mencapai tujuan tersebut yang dilanjutkan dengan
merekrut orang lain agar ikut bergabung menjadi anggota yayasan, setelah itu
kemudian menyusun struktur kepengurusan yayasan lalu memposisikan anggota ke
dalam struktur tersebut. Dalam merekrut anggota harus diupayakan agar mendapat
orang-orang yang memiliki jiwa sosial yang tinggi dan mau bekerjsama tanpa
mengharapkan imbalan secepatnya karena perlu diketahui bahwa tahapan awal
pendirian yayasan sampai kepada pembangunan fasilitas sekolah, pihak yayasan
dan panitia pembangunan belum mendapatkan gaji, terkecuali tukang yang
mengerjakan secara tekhnik.
Setelah
komposisi kepengurusan yayasan terisi dan siap untuk bekerja sesuai dengan yang
diharapkan maka tahapan selanjutnya adalah mengusahakan agar yayasan yang
telaah didirikan mempunyai kekuatan dimata hukum, yaitu dengan cara dibuatkan
AKTA NOTARIS yang mewakili pemerintah dalam pembuatan surat-surat yang
menyatakan bahwa suatu organisasi apapun sifatnya diakui oleh Negara. Dalam
Negara Indonesia, suatu organisasi dinyatakan diakui dengan syarat minimal
memiliki kepengurusan yang terdiri dari Ketua, Sekretaris Bendahara dan
mendapat AKTA NOTARIS dari petugas pembuat AKTA, keperluan lain AKTA ini adalah
dapaat memudahkan yayasan dalam mengurus bantuan dana proyeksi dari pemerintah.
B.
Pembentukan Panitia
Tahapan
selanjutnya setelah pendirian yayasan adalah membentuk panitia pembangunan
gedung atau fasilitas sekolah yang dimaksudkan di atas. Dalam pembentukan
panitia pembangunan sekoolah, yayasan dapat bekerjasama dengan yayasan lain
yang memiliki tujuan yang sama tapi jika yayasan kita mampu mejalaankannya
tanpa kerjasama dengan yayasan lain maka akan lebih baik karena segala sesuatu
yang berhubungan dengan kosekwensi pendirian dan pengelolaan ditanggung dan
diterima sendiri oleh yayasan yang kita bangun tadi.
Dalam
pembahasan ini saya ambil panitia pembangunan sekolah yang dipegang oleh satu
yayasan tanpa bekerjasama dengan yayasan lain daalam kepanitiannya. Komposisi panitia
secara keseluruhan terdiri dari anggota Yayasan yang telah terbentuk, oleh
karena itu dalam pendirian Yayasan sebelum di AKTA NOTARIS-kan perlu ditetapkan
terlebih dahulu komponen kepengurusan Yayasan yang didirikan setelah merekrut
anggota yayasan.
Panitia
yang dibentuk sifatnya non permanen atau sementara, setelah pekerjaan proyek
pambangunan sekolah selesai dan aktifitas memasuki tahapan kerja administarsi
sekolah maka segala pekerjaan diserahkan kepada pihak yang menangani sekolah
tersebut yang dikepalai oleh kepala sekolah, otomatis pekerjaan panitia
pembangunan telah selesai oleh karena itu harus dibubarkan dan bisa dibentuk
lagi jika ada proyek yang menyusul.
Untuk
memudahkan kinerjanya maka panitia yang dibentuk harus memiliki komposisi
kepengurusan agar masing-masing anggota panitia dapat bekerja sesuai dengan
tugas yang diserahkan. Sebuah kepanitiaan dapat terdiri: Dewan Pembina, Dewan
Pengawas, Dewan Pengarah, dan Panitia Pelaksana. Secara lengkapnya, berikut
struktur organisasi yang dimaksud:
C.
Pendanaan
Pencarian
dana untuk kepeluan pembangunan fasilitas sekolah ini dapat bersumber dari dana
pribadi, dana sumbangan, donor dari pemilik uang yang selanjutnya disebut
penanam saham, dana dari pemerintah atau ke empat-empatnya. Namun aktualisasi
nanti, penanam saham akan menjadi pengurus yayasan atau sekolah yang dibangun.
Untuk
memecahkan masalah minimnya dana jika terjadi demikian maka yang akan bekerja
adalah pengurus yayasan dengan cara pembuatan proposal pembangunan fasilitas
sekolah yang meliputi: deskripsi pemikiran pendirian yayasan, kerangka
historis, platform lembaga, visi dan misi serta tujuan,sekretariat, bentuk
kegiatan atau usaha-usaha, kepengurusan, fasilitas yang dimiliki, profil
kagiatan, dan latar belakang pembangunan fasilitas sekolah. Setelah yayasan
mendapatkan dana awal maka pencarian dana tambahan akan dilanjutkan oleh
panitia pelaksana pembangunan.
D.
Lokasi
Pemilihan
tempat pembangunan fasilitas sangat penting mengingat banyak kendala yang akan
dihadapi jika salah dalam menentukan lokasi gedung yang akan dibangun. Kita
dihadapkn dengan AMDAL, kondisi masyarakat, kondisi geografis, lingkungan, dan
masih banyak lagi kendala yang akan ditemui. Penentuan lokasi haruslah secara hati-hati
dan terkadang dalam menentukan lokasi ini memakan banyak waktu yang bervariasi
pada setiap proyek yang berbeda, ada yang bertahun-tahun dan ada juga yang
cepat. Yang perlu menjadi perhatian adalah mengenai hal-hal yang akan terjadi
setelah gedung yang direncanakan untuk dibangun sudah dapat dipergunakan.
E.
Pembangunan Gedung
Setelah
lokasi sudah ditentukan dan pendanaan telah mencukupi maka fasilitas sekolah
sudah siap untuk dibangun. Pembangunan ini meliputi pembangunan fisik sekolah
sampai penataan ruang lingkup sekolah. Sampai tahapan ini, secara tekhnik
pembangunan fasilitas sekolah masih dalam kendali penuh oleh panitia pelaksana.
Sudah menjadi hal klasic bahwa setiap pembangunan gedung sering terjadi pembengkakan
biaya dari yang disiapkan sebelumnya, maka dalam hal ini panitia pelaksana dan
pihak yayasan dituntut ekstra dalam mencari solusi pendanaan guna suksesnya
pembangunan fasilitas sekolah yang dimaksudkan tersebut.
F.
Pemantapan
Sebelum
fasilitas sekolah menerima murid baru untuk dididik akan lebih penting jika
diadakan pemantauan kelapangan guna mengecek kondisi sekolah, dikhawatirkan
jika sudah menerima siswa baru ternyata gedung sekolah belum siap digunakan
untuk tempat berlangsungnya proses belajar-mengajar.
Hal lain
yang perlu dipantau adalah mengenai pendanaan, apabila dana telah habis atau
menipis akibat digunakan dalam pembangunan gedung maka untuk menerima siswa
baru akan terhambat karena sebagai sekolah yang baru notabene harus diadkan
sosialisasi kemasyarakat, panggajian staff yang baru dan biaya adminitasi yang
lain sebagai kegiatan awal untuk pengguanaan fasilitas tersebut.
Namun jika
seluruh komponen yang dimaksud di atas telah seluruhnya siap maka berarti
fasilitas sekolah sudah dapat digunakan dan panitia pelaksana pembangunan sudah
dapat dibubarkan yang proses selanjutnya diserahkan kepada pihak yayasan dan
pihak yayasan dapat membuat panitia yang baru yang bertugas untuk menerima
calon staff sekolah dan calon siswa yang akan melangsungkan proses
belajar-mengajar.
2.
PENGORGANISASIAN (ORGANIZING)
Sebenarnya
pengorganisasian dalam makalah ini telah terjadi pada saat pendirian yayasan
sampai kepanitian. Namun dalam makalah ini, penulis menggaris bawahi pembahasan
pengorganisasian khusus pada pengelolaan fasilitas sekolah dan kita kesampingkan
yayasan karena makalah ini penulis khusus membahas tentang manajemen jasa
fasilitas sekolah.
Di dalam
organisasi, setiap anggota atau staff harus mengetahui peran dan paranan apa
yang ia duduki di dalam kerjasama tersebut. Ia harus mawas diri sejauh mana
kemampuan yang dimiliki baik pengetahuan maupun keterampilan. Apa dan di mana
kedudukan yang diemban dalam organisasi.
Pengorganisasian
(Organizing) proses dalam manajemen yang berupa pengawasan-pengawasan dan
penugasan, hal ini disebabkan pembagian kerja, secara vertikal maupun secara
horizontal. Tetapi kesmua itu tidak terlepas dari prosedur, proses dan tujuan
yang hendak dicapai dalam rangka kerjasama. Pembagan tugas dan pekerjaan
merupakan asar dari organisasi, sesuai dengan struktur yang telah ditetapkan
yang nantinya setiap staff memelihara hubungan baik antara fungsi-fungsi,
faktor-faktyor fisik dan tenaga yang ada.
Dalam
organisasi diperlukan hubungan kerja sesuai dengan pembagian kerja dengan
segala tanggung jawab dan pertanggung jawaban. Kekuasaan dan tanggung jawab
harus menyatu dalam diri setiap orang yang menduduki sebuah jabatan. Kekuasaan
dan tanggung jawab ibarat dua sisi mata uang karena kekuasaan tanpa tanggung
jawab adalah sewenang-wenang dan tanggung jawab tanpa kakuasaan tidak berarti
sama sekali.
A.
Program Kerja
Program
kerja dimaksudkan sebagai penjabaran tujuan gedung sekolah didirikan sampai
strategi-strategi yang diterapkan untuk mencapai tujuan yang telah ditentukan.
Program kerja berfungsi sebagai pedoman kerja organisasi dalam usahanya
mencapai tujuan yang dicita-citakan.
Pembahasan
program kerja dilakukan sebelum memulai pekerjaan karena mampu memberikan
gambaran umum mengenai hal-hal yang harus dikerjakan agar semua staff dapat
dapat fokus pada tujuannya. Sebagai jasa pendidikan atau pengembangan sumber
daya manusia, maka program kerja dikhususkan kepada hal-hal yang berkaitan
dengan tehnik dan sistem pendidikan. Pembahasan program kerja diserahkan kepada
pihak yayasan yang menaungi sekolah yang telah dibangun dengan dibantu oleh
orang yang berkompeten dalam dunia pendidikan, mungkin dari dinas pendidikan
atau orang yang ahli mengenai pendidikan
B.
Perekrutan Staff
Tahapan
selanjutnya adalah perekrutan staff yang akan bekerja dalam sekolah yang
dibangun. Dalam perekrutan ini, yayasan akan mempertimbangkan latar belakang
pendidikan dan keterampilan serta pengalaman calon staff yang akan diterima.
Staff yang
akan disiapkan oleh pihak swasta berupa: kepala sekolah, staff administrasi,
staff pengajar, security, dan petugas kebersihan. Dalam perekrutan staff
tersebut, pihak yayasan tentu harus mengutamakan komponen pengurus yayasan dan
pihak yang terlibat dari awal pendiriannya dengan mempertimbangkan keterampilan
dan latar belakang pendidikan masing-masing.
.C.
Pembuatan Struktur Organisasi
Organisasi
adalah pengelompokan manusia untuk bekerjasama dalam rangka mencapai tujuan.
Tanpa memandang ukuran dan bentuknya, setiap komponen organisasi harus tunduk
pada suatu pengendalian menyeluruh dan tanggung jawab pengambilan keputusan pada
setiap tingkat manajemen.
Seperti
yang telah dijelaskan di atas bahwa struktur organisasi mempunyai tujuan
bersama yang dilakukan oleh anggota kelompok. Besar kecilnya organisasi
merupakan faktor yang penting untuk menentukan jumlah manajemen yang diperlukan.
Ini akan berbeda-beda dari unit operasi tunggal yang dimanajemeni oleh
pemiliknya dengan dibentuk oleh kelompok kecil yang setia.
Organisasi
sebagai kerangka saja tidaklah cukup untuk melingkupi arti organisasi. Oleh
karena itu, organisasi juga diartikan sebagai proses yang akan menentukan
aktivitas-aktivitas apa yang akan dilakukan guna pencapaian suatu tujuan dan
rencana dengan membagi-bagi dan mengelompokkan staff-staff kedalam
satuan-satuan tugas, Serta penetuan hubungan wewenang antara orang-orang yang
melakukan tugas dengan komunikasi yang jelas juga akan menghindari timpang
tindih tugas antar staff.
Mengingat
hal tersebut maka sangat penting untuk membuat struktur organisasi sebelum
memulai segala aktifitas kelembagaan. Struktur organisasi yang dimaksud disini
mencakup hubungan antar staff dalam lingkup sekolah dan hubungan antara sekolah
dengan yayasan yang menaunginya.
Berikut
struktur organisassinya:
D.
Penempatan Staff
Setelah
struktur organisasi terbentuk dan tenaga atau staff sudah tersedia, maka
saatnyalah untuk menempatkan orang-orang yang sudah direkrut untuk diposisikan
sesuai dengan hasil wawancara dengan pihak panitia penerimaan staff.
Penempatan
staff sama pentingnya dengan struktur organisasi, jika struktur organisasi adalah
kerangka maka orang yang mengisi struktur tersebut adalah nyawa atau roh dari
struktur tersebut. Karena struktur bukanlah apa-apa tanpa orang yang bergerak sesuai
dengan struktur yang ada.
E.
Pendaftaran Calon Siswa
Sampai
tahapan ini, komponen organisasi sudah tersedia dengaan bentuk yang diharapkan,
berarti bahwa proses belajar mengajar telah siap dilaksanakan. Maka tindakan
selanjutnya adalah membuka penerimaan siswa baru yang di awali dengan
sosialisasi kemasyarakat mengenai sekolah baru ini. Sosialisai dapat dilakukan
dengan cara: membuat selebaran atau brosur, spanduk, baliho, iklan media cetak
dan elektronik, kampanye, dan sosialisasi dari mulut ke mulut. Pada tahap
sosialisasi ini, semua komponen terlibat langsung, baik pihak sekolah, penanam
saham, maupun yayasan yang menaungi tapi penanggung jawab penuh diserahkan
kepada pihak sekolah yakni panitia yang sengaja dibentuk untuk menerima siswa
baru.
Akan sangat
bagus jika tahap sosialisai tentang sekolah baru ini bertepatan dengan
pertengan semester akhir atau di awal semester akhir karena jika tahap
sosialisasi berlangsung pada akhir semester akhir maka proses sosialisasi di aggap terlambat
karena waktu sosialisasi sedikit. Penerimaan siswa baru harus dibuat dengan sistem
ujuai atau test walaupun pada aktualisasi di administrasi tidak begitu
diperketat untuk tahapan awal dan selanjutnya di buat lebih intelektual.
Apabila
proses penerimaan siswa baru telah usai maka proses belajar-mengajar telah
dimulai dan ini akan berjalan statis. Maka hal yang perlu dilakukan kemudian
adalah mengawasi dan mengevaluasi secara berkesinambungan.
3.
PENGAWASAN (CONTROLLING)
Pengawasan
didasarkan atas fungsi, bukan didasarkan atas kekuatan. Mungkin suatu waktu
pengawasan berhasil bila dilakukan dengan adanya kekuatan, tetapi jika kekuatan
lemah, maka pengawasan tidaklah berarti. Jadi pengawasan tergantung pada sistem
tertentu.
Pengawasan
merupakan kegiatan pokok dari manajemen agar segala pekerjaan dapat
dilaksanakan sesuai dengan rencana dan ketentuan yang telah digariskan. pengawasan
harus dilakukan secara sistematis dan terus menerus. Sesuatu masalah dapat
dipecahkan dan pemecahannya tersebut akan menimbulkan masalah baru lagi,
demikian pula dengan pengawasan. Berbagai tindakan telah dilakukan tetapi tanpa
dilakukan pengawasan lanjutan akan menimbulkan tendensi penyimpangan baru. Pada
organisasia yang bergerak dibidang jasa pendidikan yang penulis maksudkan ini,
pengawasan dilakukan oleh pihak yayasan terhadap fasilitas sekolah sampai
kepada kinerja komponen yang mengelola sekolah yang dimaksud.
Untuk
memudahkan pengawasan mengenai kinerja organisasi sekolah maka harus ada
pelaporan-pelaporan dari pihak sekolah kepada pihak yayasan sebagai pengawas,
laporan-laporan yang disampaikan adalah mulai dari segala sesuatu yang berhubungan
dengan aktifitas belajar-mengajar sampai kepada manajemen, administrasi,
keuangan dan kinerja staff serta kendala-kendala yang dihadapi dilapangan.
Laporan-Laporan
Laporan-laporan
dapat dilakukan setiap minggu, setiap bulan, atau setiap tahun. Namun akan
lebih baik jika laporan mengenai kondisi sekolah, interaksi antar staff dan dilakukan
setiap minggu, sementara laporan mengenai adminstrasi, keuangan, dan kondisi
siswa serta kenyaman atau kendala-kendalanya dilakukan setiap bulan, khusus
untuk manajemen, program kerja dan realisasinya, dan kinerja staff mulai dari
pimpinan sampai staff terendah dilakukan setiap tahun. Namun hal ini cukup
djadikan acuan proses saja karena akan lebih baik jika pelaporan dilakukan
secepatnya saaat ada permasalahan agar permasalahan yang ada tidak menjadi
besar karena lambat diatasi.
Pengawasan
terhadap pekerjaan dapat berupa bagan-bagan, formulir-formulir, nota-nota,
catatan-catatan, laporan-laporan, kunjungan-kunjungan, apakah semua itu sesuai
atau tidak dengan norma, kaedah, ketentuan, ukuran, timbangan atau kriteria
sebagai tolok ukur. Dari hasil pengawasan tersebut akan dapat diambil suatu
penilaian atau evaluasi.
4.
EVALUASI (EVALUATION)
Evaluasi
bertujuan untuk mengetahui sampai dimana tujuan yang telah ditetapkan dapat
dicapai, kegiatan mana yang belum diselesaikan atau yang sedang dalam proses
penyelesaian dan kendala-kendala apa yang dihadapi serta merumuskan strategi
untuk mengantisipasi kesalahan-kesalahan yang terjadi. Kegiatan evaluasi ini
meliputi, antara lain:
a.
Mempelajari
perkambangan usaha atau kegiatn secara terus-menerus dengan cara-cara
pemantauan (pengawasan), sehingga dapat diketahui dengan segera segala sesuatu
faktor yang menghambat dan faktor-faktor pendukung dalam kegiatan tersebut.
b. Mengadakan pengukuran tingkat keberhasilan
suatu kegiatan sesuai dengan program-program tertentu.
c.
Mengadakan
berbagai usaha untuk memecahkan hambatan-hambatan yang timbul demi kelancaran
kegiatan yang dijalani.
Ada
ungkapan bahwa evaluasi tidak berarti mencari-cari kesalahan, tetapi
memperbaiki bila diteruskan kesalahan. Ibarat seorang dokter, ia harus
mengetahui dulu penyakit pasiennya baru kemudian ia mampu untuk memberikan obat
agar si pasien dapat cepat sembuh dari penyakitnya. Begitu pula perusahaan atau
organisasi yang bergerak dibidang jasa sekalipun, harus mengetahui permasalahan
yang ada baru bisa mencarikan solusi yang akan diambil guan menyelesaikan
masalah tersebut.
Sifat
perbaikan dapat dalam bentuk pengarahan, bimbingan, petunjuk dan lain-lain.
Begitu juga evaluasi, ia bersifat dimensional, artinya bukan saja melihat
kebelakang mengevaluasi apa yang sedang terjadi. Tetapi juga
perkiraan-perkiraan tentang apa yang akan terjadi di masa depan.
Setiap
permasalahan yang ditemukan dilapangan akan dibahas dalam rapat-rapat yang
ditentukan dan disesuaikan dengan waktu luang. Rapat-rapat yang dimaksud adalah
rapat harian yaitu satu kalidalam satu minggu, rapat bulanan yaitu rapat
diadakan satu kali dalam satu bulan, rapat tahunan yaitu rapat yang diadakan
sekali setip tahun. Berarti dalam satu
bulan ada 4 kali rapat harian, dalam satu tahun ada 12 kali rapat
bulanan dan satu kali rapat tahunan. Rapat harian membahas mengenai hal-hal
yang berkaitan dengan permasalahan sehari-hari, rapat bulanan membahas tentang
perjalanan organisasi selama satu bulan dan hal-hal yang berkaitan dengan
permasalahan yang dihadapi olah organisasi secara menyeluruh sementara rapat
tahunan membahas tantang realisasi program kerja yang telah ditentukan,
membahas tentang startegi-strategi yang akan diterapkan guna tercapainya tujuan
organisasi dan membuat program kerja yang baru yang disesuaikan dengn kondisi
lingkungan yang sering berubah-ubah.
BAB III
PENUTUP
KESIMPULAN
Demikianlah makalah Manajemen
Jasa Pendidikan ini saya buat untuk menjadi acuan saya dalam mendirikan sebuah
usaha jasa bidang pendidikan. Setelah saya selesai menulis makalah ini, saya
berkesimpulan bahwa ternyata suatu kegiatan organisasi adalah bagaimana kita
menerapkan manajemen dengan fungsi-fungsinya, dan segala kegiatan akan sukses
jika dijalankan dengan manajemen yang bagus dan trrencana. Sesuatu hal yang
diinginkan akan dapat dicapai apabila dilakukan dengan rencana dan strategi
yang mantap dan tentunya dengan semangat serta loyalitas dan konsisten terhadap
keinginanan untuk mencapainya.
Suatu rencana adalah skema
kegiatan, atrategi, atau cara untuk melakukan kegiatan atau berusaha mencapai tujuan tertentu. Sebagai salah satu
fungsi manajemen, rencana sangat brepengaruh terhadap sukses tidaknya sebuah
kegiatan yang memerlukan manajemen. Oleh karena itu manajemen akan berjalan
dengan baik apabila kegiatan dilakukan dengan betul-betul terrencana.
Dalam menggerakkan organisasi,
manjemen adalah penggerak utama dengan berbagai fungsiny, namun fungsi
manajemen bukan hanya sebatas perencanaan saja lebih dari itu juga termasuk
pengorganisasian, penggerakkan, pengawasan, dan evaluasi, seluruh fungsi
manajemen tersebut akan penulis jadikan sebagai alat manajemen dalam rangka
pencapaian tujuan ini.
DAFTAR BACAAN
Firman B.
Aji dan S. Martin Sirait.”Perencanaan dan
Evaluasi (Suatu Sistem Untuk Proyek Pembangunan)” Jakarta: Bina Aksara,
1982
Hughes,
Chris & Praty R. Dean, ”Manajemen
Produksi dan Operasi” Semarang: Penerbit Dahara Prize, 1996
Nasution,
H.M.N. ”Manajemen Jasa Transportasi” Jakarta: Ghalia Indonesia, 1996
Widjaya
A.W. ”Perencanaan Sebagai Fungsi
Manajemen” Jakarta: Penerbit PT Bina Aksara, 1987
No comments:
Post a Comment